La preparació de la reunió és responsabilitat de la persona o del grup convocant, no obstant això, totes les persones convocades han de preparar-la prèviament, fet que habitualment no es té en compte. […] Les reunions que se solen convocar amb més freqüència en un centre educatiu són per organitzar les activitats que incidiran en la seva gestió i en el desenvolupament del seu projecte educatiu.
La major part de la responsabilitat sobre com es desenvolupa una reunió i que no es transformi en un «vampir» del temps, recau sobre qui la modera. La seva tasca principal en les reunions informatives és aconseguir transmetre correctament una informació i assegurar-se que ha estat compresa. En els altres tipus de reunions consisteix a aconseguir i mantenir un nivell alt de participació sense que el grup s’aparti dels temes que cal tractar i aconseguir que tot el món manifesti lliurement les seves opinions, idees o propostes.
Situacions «vampiritzants» del temps en una reunió
En una reunió es poden donar situacions vampiritzants del temps que la persona que la modera ha de tenir previstes:
- Les persones que monopolitzen la reunió, de manera que intimiden la resta de persones i generen una forta sensació de frustració. En aquest cas el moderador podrà utilitzar la tècnica d’anar preguntant directament a les altres persones sobre el tema que es discuteix, amb preguntes senzilles de respondre, per animar a participar-hi.
- Els silencis llargs motivats per un rebuig, o perquè ningú no gosa o no vol donar la seva opinió. Si es produeix un bloqueig del grup, el primer que ha de fer el moderador, és pensar el perquè del bloqueig i si hi ha un motiu concret pel qual el grup està callat. Si la resposta és negativa, caldrà redefinir l’objectiu de la reunió amb l’ajuda de les persones que hi participen. Si el que passa és que el grup es mostra apàtic pot ser interessant aplicar alguna tècnica de dinàmica de grups.
- Els enfrontaments basats en qüestions de caràcter personal. El moderador haurà de ressituar les persones o els grups enfrontats, intentant que valorin els objectius que comparteixen.
FONT: Revista GUIX, núm.407. Clic aquí.
Extret del llibre: R. LÓPEZ (2012), La gestió del temps personal i col·lectiu, Barcelona, Graó. Clic aquí.
